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Vous organisez un événement en période covid ?

Lorsque vous organisez un événement dans votre commune cela implique une occupation temporaire du domaine public. Vous devrez donc obligatoirement déposer en amont un dossier de demande auprès des autorités compétentes.

Au vu de la situation sanitaire, des mesures supplémentaires sont nécessaire pour la bonne organisation de votre événement.

Pour chaque organisation d’événement ponctuel, il est obligatoire d’obtenir l’autorisation du bourgmestre. Sans cette autorisation, votre événement ne peut pas avoir lieu.

Pour réaliser votre demande, il est indispensable de fournir les documents suivants :

  1. La fiche information événement
     
  2. Le formulaire CERM (COVID Event Risk Model) ou le CIRM (COVID Infrastructure Risk Model)
    Le CERM ou CIRM permet aux organisateurs d’avoir un aperçu du risque de sécurité lié au virus de chaque événement. Il en résulte un GO, soit un score vert, ou un NO-GO, soit un score rouge pour l’événement en question. Ce formulaire sert d’avis pour permettre au bourgmestre de prendre une décision.
  3. Le protocole interne de votre événement
    Ce document démontre comment l’opérateur respecte les principes généraux et reprend notamment les éléments suivants :
    • Le contrôle des groupes (nombre de participants, gestion des entrées/sorties et des flux, etc.) à l’arrivée, dans le hall, lors de pauses, lors des entrées, sorties, gestion des files d’attente, etc.
    • L’aménagement des pièces, avec une attention particulière à l’aération/ventilation et aux sanitaires (accès, signalisation des distances, désinfection, etc.).

       Ce protocole est important :

  • comme document de base pour préparer chaque activité/événement ;
  • comme guide pour l'organisateur, l'animateur et le participant, le responsable de la salle ;
  • comme preuve que l’activité a lieu selon les règles de sécurité.
     

Ces trois documents seront à envoyer à c3BvY0BncmV6LWRvaWNlYXUuYmU=

En fonction de l’ampleur de l’événement, la commune enverra ses documents à la police et aux pompiers pour avis. Une réunion de coordination sera organisée si nécessaire.

Ces démarches prennent du temps. Pensez donc à envoyer vos documents le plus rapidement possible pour vous assurer d’obtenir votre autorisation.

Téléchargez le résumé du protocole culture mis à jour au 20 mai 2021